Planowanie tygodnia. Jak zrobić to skutecznie?
Pewnie nie raz pracowałaś w weekend lub siedziałaś po 12 godzin nad projektem w środku tygodnia. Nic dziwnego. Projektowanie wnętrz to dość dynamiczna praca, gdzie zawsze coś wyskoczy, coś trzeba zmienić, dopracować czy po prostu skoordynować pracę ekipy budowlanej. Ale pojawia się pytanie, czy na pewno nasza praca wymaga aż tak wielkiego poświęcenia?
Ciekawe jest, że jako projektanci wnętrz, doskonale zdajemy sobie sprawę, że efektywność i sukces realizacji zależą od dobrze przygotowanego harmonogramu projektu. Znamy ryzyka, jakie niesie ze sobą niedopracowany harmonogram.
Dobre planowanie to klucz do sukcesu projektu. Jednak z drugiej strony, zapominamy o tym, że sukces projektu zależy w znacznej mierze od naszej, indywidualnej organizacji.
Bez dobrej organizacji czasu, łatwo popaść w pułapkę nadmiernego obciążenia pracą, pracowania w weekendy czy święta. Najczęściej skutkuje to obniżeniem naszej kreatywności, permanentnym zmęczeniem i niezadowoleniem z wykonywanej pracy, a stąd blisko do opóźnień w realizacji projektu i niezadowolenia klienta. Czas to zmienić!
W tym artykule chcę się z Tobą podzielić wskazówkami, jak planować swój tydzień pracy, tak by każdego dnia znaleźć czas na odpoczynek, naładowanie kreatywnych baterii i z sukcesem realizować nawet kilka projektów jednocześnie.
Co daje tygodniowy plan pracy?
Korzyści z planowania tygodnia z wyprzedzeniem to niekończąca się lista zalet. Przede wszystkim, jest to niezwykłe narzędzie, które pomoże Ci porządkować swoje cotygodniowe priorytety i przygotować się mentalnie na nadchodzące zadania. Co więcej, poczucie celu i kierunku, jakie da Ci Twój plan, pozwoli Ci zachować wysoki poziom energii i motywacji do działania.
Oto 5 najważniejszych zalet płynących z planowania tygodnia, które pomogą Ci pracować efektywniej.
1. Zwiększenie Produktywności.
Zaplanowanie zadań na nadchodzący tydzień pozwoli Ci efektywniej zarządzać swoim czasem, dzięki zebraniu wszystkich zadań, jakie masz do wykonania w jednym miejscu. Dzięki temu istnieje większe prawdopodobieństwo, że osiągniesz maksymalny poziom produktywności, dążąc do zrealizowania poszczególnych, jasno określonych zadań.
2. Elastyczność wobec nieplanowanych zadań
Posiadając ułożony harmonogram pracy, masz jasny wgląd w to, jak napięty jest Twój harmonogram, i na ile znajduje się w nim miejsce na wprowadzanie zmian. W momencie, gdy pojawiają się dodatkowe zadania, możesz szybko ocenić, czy znajdziesz dla nich miejsce, jednocześnie mając pewność, że zrealizujesz wyznaczony plan.
Jeśli okaże się, że włączenie nowych zadań zagraża realizacji ustalonych zadań, może być to dla Ciebie sygnał, że należy przykładowo odmówić klientowi lub przesunąć realizację tej dodatkowej pracy na później.
Z reguły włączając w gotowy już plan kolejne bieżące zadania, nie zastanawiając się, czy nie przeszkodzą one w realizacji wcześniej zaplanowanych celów, narażamy się na pracę po godzinach czy w weekendy, ale przecież nie o to nam chodzi.
3. Minimalizacja zaległości
Dobrze przygotowany plan tygodnia chroni Cię przed nagromadzaniem się zaległych zadań. Realizowanie tygodniowych planów porządkuje Twoją pracę i pozwala Ci zachować nad nimi kontrolę, dzięki czemu zadania nie nagromadzają się.
4. Chronisz się przed wypaleniem zawodowym
Tygodniowy plan pracy zapewni Ci stabilność i ochroni Cię przed podejmowaniem nieplanowanych czy nieefektywnych działań, które mogą wprowadzać poczucie chaosu do Twojej pracy. Posiadając plan, redukujesz do minimum wszystkie czynniki stresogenne i masz poczucie kontroli nad swoimi działaniami. Co więcej, regularne planowanie pozwala Ci na zrównoważenie pracy i życia prywatnego.
5. Wolne weekendy
Planując tydzień pracy efektywniej zarządzasz swoimi zadaniami i czasem. Dzięki temu bardziej skupiasz się na konkretnej pracy, chronisz się przed odkładaniem zadań na później, a w efekcie zyskujesz czas dla siebie i wolne weekendy. A posiadając plan na kolejny tydzień, nie musisz myśleć nad tym, co czeka Cię w poniedziałek.
Tygodniowy plan pracy, większa produktywność.
W naszej pracy, planowanie pracy z wyprzedzeniem ma kluczowe znaczenie dla utrzymania wysokiej produktywności i jakości naszych usług. Z góry ułożony harmonogram naszej indywidualnej pracy pozwala nam uniknąć sytuacji, w której nie wiemy, co robić dalej.
Jest to o tyle istotne, że każdy aspekt naszej pracy, począwszy od przygotowania kosztorysu czy ustalenia kwestii organizacyjnych z ekipą budowlaną, wymaga od nas skupienia i precyzji. Dobrze przygotowany plan tygodnia zapobiega paraliżowi spowodowanemu nadmiarem obowiązków lub nadmierną analizą, która najczęściej objawia się tym, że nie wiemy, jaki jest kolejny krok.
Dzięki świadomemu planowaniu możemy uniknąć marnowania zbyt wiele czasu nad zastanawianiem się, nad kolejnymi działaniami oraz ile czasu potrzebujemy na ich wykonanie. A co więcej, mając rozplanowane zadania, uchronimy się przed stresem spowodowanym poczuciem, że mamy za dużo rzeczy na “głowie".
Znając swój harmonogram, jesteś mniej podatna na rozproszenia, ponieważ wiesz, co musisz zrobić i ile czasu potrzebujesz. To wszystko przekłada się na efektywniejszą pracę i wyższą produktywność, co jest niezwykle ważne w zawodzie projektanta wnętrz, gdzie terminowość i jakość wykonania projektów są kluczowe.
Jak zaplanować swój tydzień?
Proces planowania cotygodniowych zadań składa się z dwóch etapów: przygotowanie do planowania oraz sam proces planowania. Przyjrzyjmy się więc poszczególnym fazom oraz krokom prowadzącym nas do stworzenia efektywnego planu tygodnia.
Przygotowanie do planowania.
Rozpoczynając planowanie, niezbędne jest wybranie odpowiedniego narzędzia (systemu) do planowania oraz ustalenie priorytetów.
1. System planowania.
Planując swój tydzień pracy, warto skorzystać z narzędzi, które pozwolą Ci śledzić Twoje postępy, gromadzić zaplanowane zadania i ustalać priorytety. Może to być Twój notatnik w telefonie, kalendarz lub planer książkowy. Możesz również do procesu planowania wykorzystać funkcję dodawania do list zakupowych, listy rzeczy do zrobienia (List TODO) w KIS List.
Ważne jest, abyś zawsze miała to narzędzie pod ręką, śledziła postęp realizacji zadań, a nawet zapisywała czas, jaki poświęciłaś na jego realizację, aby coraz efektywniej planować kolejne tygodnie.
Pamiętaj, że posiadanie kilku aplikacji do zarządzania, jest jak komunikacja z klientem na kilku różnych kanałach. Chaotyczna i nieefektywna. Dlatego warto zadbać o to, by planowanie odbywało się w jednym miejscu, w jednym narzędziu, by nie komplikować sobie pracy.
2. Ustalenie priorytetów.
Wyznaczenie jasnych priorytetów na nadchodzący tydzień jest kluczowe do skoncentrowania energii na najważniejszych zadaniach. Ustalenie priorytetów, szczególnie w naszej pracy jako projektantek wnętrz, jest bardzo istotne, zwłaszcza jeżeli realizujemy kilka projektów jednocześnie. Przykładowo, zamówienie wyposażenia kuchni, na którego realizację dostawca potrzebuje miesiąc czasu, ustawimy wyżej w priorytetach niż zamówienie dywanu, na który klient będzie czekał 3 dni.
Bez wyraźnego planu dotyczącego priorytetów, może być trudno zdecydować, które zadania powinny być realizowane w pierwszej kolejności, a które można odłożyć lub przekazać komuś innemu.
W KIS List do każdej pozycji na liście możesz przypisać status realizacji danego zamówienia lub usługi. Dzięki czemu, korzystając z funkcji filtrowania listy, bardzo szybko zyskasz pogląd na cały projekt i ustalisz poszczególne priorytety.
Planowanie
Gdy wybrałaś już narzędzie, w którym będziesz planować swoją pracę oraz ustaliłaś priorytety, czas przejść do procesu planowania.
3. Zbierz wszystkie zadania do zrealizowania.
Pierwszym krokiem w organizacji pracy jest spisanie wszystkich zadań, które masz do wykonania. Przejrzyj każdy projekt, każdy harmonogram realizacji, cały swój proces projektowy i spisz wszystkie zadania, jakie musisz zrealizować.
Możesz to zrobić w KIS List, tworząc dla każdego projektu listę rzeczy do zrobienia, łącząc ją następnie z innymi, rozpisanymi listami, tworząc obszerną notatkę z zadaniami do realizacji.
Podejdź do tego jak do burzy mózgów – na tym etapie nie skupiaj się na ustalaniu priorytetów czy kolejności zadań. Po prostu zapisz wszystko, co uważasz, że musisz zrobić.
4. Wyznacz zadania, które mają określoną datę realizacji.
Po utworzeniu listy rzeczy do zrobienia sprawdź, czy znajdują się na niej zadania, które są ograniczone czasowo i wymagają wykonania w konkretnym dniu lub godzinie. Jeżeli znajdziesz zadania z określonym czasem realizacji, zarezerwuj na nie czas, by zostały zrealizowane w wymaganym terminie.
Oznacz je również w taki sposób, byś miała świadomość, że są to zadania, których realizacja nie może zostać przesunięta. Jeżeli korzystasz z listy rzeczy do zrobienia w KIS List, zadania te możesz oznaczyć, zmieniając kolor liter.
5. Zaplanuj pozostałe zadania.
Kolejnym krokiem jest zaplanowanie tych zadań, które nie mają sztywnie określonego czasu realizacji. Zacznij od zaplanowania zadań, którym nadałaś najwyższy priorytet, a następnie zaplanuj pozostałe zadania.
Jeżeli najlepszym dla Ciebie sposobem na planowanie jest szczegółowe określenie przedziału czasowego, w jakim zamierzasz poświęcić się na jego realizację, możesz śmiało rozpisać swoje zadania na godziny lub ułożyć je jak punktowaną listę.
6. Zaplanuj dni wolne.
Praca architekta czy projektanta wnętrz to przede wszystkim działanie kreatywne i uwaga na szczegóły. Bez odpowiedniego odpoczynku czy przerw w ciągu dnia, bardzo łatwo możemy popaść w nieuważność czy niezdolność do produktywnego myślenia.
Dlatego ważne jest, aby nawet w momencie, gdy zrealizujesz swój dzienny plan szybciej niż zaplanowałaś, dbaj o to, aby nie przeciążać swojego harmonogramu. Łatwo jest zaplanować zbyt wiele zadań, co może prowadzić do niepotrzebnego przeciążenia.
W planowaniu tygodnia pracy nie zapomnij o włączeniu do planu czasu wolnego. Może to być odprężająca rutyna poranna lub wieczorna. Ważne jest, aby mieć dni, w których możesz po prostu odpocząć, zrelaksować się lub poświęcić czas na to, co sprawia Ci przyjemność.
7. Planuj w weekendy.
Weekend to idealny czas, by z czystym umysłem przemyśleć miniony tydzień i zaplanować kolejny. Dlatego w ciągu dni wolnych warto znaleźć chwilę na to, by spokojnie przysiąść do planowania.
Dobrze przygotowany plan pozwoli Ci w poniedziałek efektywnie zabrać się do pracy, co zapewni Ci produktywny i motywujący początek tygodnia.
Planowanie to klucz do spokojnej i efektywnej pracy.
Planowanie tygodnia pracy z wyprzedzeniem to metoda, która pomoże Ci zachować kreatywność każdego dnia. Efekty, jakie płyną z planowania pracy, ochronią Cię przed niepotrzebnym stresem, poczuciem przytłoczenia ilością zadań i pozwolą Ci działać produktywnie każdego dnia, zyskując czas dla siebie. Dobrze rozplanowany tydzień to gwarant sukcesu w poniedziałkowy poranek. To pewność, że każdy Twój projekt będzie zrealizowany na czas i w jak największej jakości.