Gdy nie wiesz, od czego zacząć?
Pewnie nie raz doświadczyłaś takiego stanu, że ilość zadań, jakie masz do wykonania, przytłoczyła Cię tak mocno, że nie wiesz, od czego zacząć? I choć bardzo chciałabyś coś zrobić, to nie potrafisz się skupić, a jedyne co czujesz to stres?
Tak. Doświadczyłaś paraliżu wynikającego z poczucia obciążenia pracą.
Zarządzamy różnorodnymi zadaniami, terminami, tworzymy moodboardy, wizualizacje, listy zakupów, kosztorysy, a do tego koordynujemy całość projektu, rozmawiamy z klientem i ustalamy masę szczegółów.
To tylko niewielki ułamek naszej pracy.
Nic więc dziwnego, że w takim natłoku zadań można poczuć presję i przeciążenie, które hamuje nas przed realizacją poszczególnych zadań.
Co zrobić, by nie dopuścić do tej niewygodnej i wypalającej nas sytuacji? Jak uchronić się przed paraliżem, zaległościami i poczuciem, że masz już dość projektowania wnętrz?
W tym artykule pomogę Ci znaleźć odpowiedź na te pytania i podzielę się z Tobą sprawdzonymi metodami radzenia sobie z mnogością zadań.
Paraliż obciążenia pracą - co to jest?
Paraliż obciążenia pracą jest czymś więcej niż zwykłą prokrastynacją (odkładaniem zadań na później). Nie jest to również kwestia braku motywacji do pracy.
Motywację posiadasz, bo inaczej nie podjęłabyś się kolejnego projektu. Paraliż wynika głównie z obfitości zadań do wykonania i z naszego wewnętrznego przekonania, że jest ich za dużo, aby sobie z nimi poradzić.
Wpadając w paraliż obciążenia pracą, masz trudność z decyzją, które zadanie wykonać jako pierwsze, aby zacząć nadrabiać zaległości czy zacząć realizować dany projekt. W efekcie zaległości stale rosną, co jeszcze bardziej Cię paraliżuje i uniemożliwia podjęcie działań, nawet gdy zbliżają się terminy.
To stan, w którym łatwo się znaleźć, gdy równocześnie zarządzasz wieloma projektami, gdy klient wymaga od Ciebie wielu zmian w projekcie, czy nie może zdecydować się na poszczególne elementy wyposażenia.
W naszym zawodzie bardzo łatwo wpaść w ten stan, bo każde zadanie wymaga od nas maksymalnej uwagi, kreatywności i precyzji.
Zgubna pętla nieproduktywności.
Poczucie obciążenia pracą i wynikający z niego paraliż są rodzajem samospełniającej się przepowiedni czy inaczej błędnej pętli. Wszystko zaczyna się od przeładowanej listy zadań i obowiązków.
Gdy przekroczy swój limit zarządzania zadaniami, uaktywnia się ta zgubna pętla. Wtedy to ciężar pracy staje się źródłem problemu.
Czujesz się, jakbyś ugrzęzła w miejscu, a w skrajnych przypadkach możesz nawet doświadczać stresu i lęku. W rezultacie zaczynasz zwlekać, co tylko pogarsza sytuację.
Przykładowo, stoisz przed wyborem materiałów do eleganckiej sypialni, ale nie możesz się na nic zdecydować, co powoduje kolejne opóźnienia.
Ten paraliż zawodowy może być zaraźliwy, jeżeli pracujesz w zespole. A samo doświadczanie obciążenia pracą niesie ze sobą wiele szkodliwych skutków.
Skutki obciążenia pracą.
Obciążenie pracą rzutuje na każdy aspekt Twojego życia, od życia prywatnego po zawodowe. Ma duży wpływ na Twoje zdrowie i poczucie satysfakcji z pracy.
Ten niekomfortowy stan zwiększa nasz poziom stresu i niepokoju. Ciągłe odkładanie zadań i rosnące zaległości to prosta droga do chronicznego stresu, stanów niepokoju, a nawet lęku.
Poczucie, że nie dasz rady wykonać ciągle gromadzących się zadań, może budzić w Tobie poczucie niekompetencji czy syndrom oszusta. Zaczynasz wątpić w swoje umiejętności, zwłaszcza gdy zmagasz się z podstawowymi zadaniami.
Ostatecznie spadają Twoje przychody, a rentowność Twojego biznesu maleje. Opóźnienia w projektach oznaczają opóźnienia w płatnościach, ryzyko niezadowolenia klienta, negatywne opinie na temat współpracy z Tobą, a to już prosta droga do zachwiania stabilności finansowej Twojej firmy.
W takich momentach ważne jest, aby szukać sposobów na to, by wyrwać się z paraliżu i przerwać tę pętlę nie produktywności. Nie zawsze jest to łatwe. Ale możliwe!
Poniżej dzielę się z Tobą 5 sposobami na to, jak się uchronić lub przełamać poczucie obciążenia pracą.
5 sposobów jak sobie radzić z poczuciem obciążenia pracą?
Wszystkie 5 strategii, jakie możesz zastosować, aby poradzić sobie z poczuciem obciążenia pracą, skupiają się na wykonywaniu zadań.
Choć może się to wydawać trudne, zwłaszcza gdy już doświadczasz tego paraliżu, nie martw się. Wdrażaj opisane strategie krok po kroku, i pamiętaj, że wdrażanie nowych rozwiązań i nawyków wymaga czasu i cierpliwości.
1. Zbierz w jeden system wszystkie zadania, które musisz zrealizować.
Jednym z najlepszych sposobów, by przerwać pętlę nie produktywności i wyzwolić się z poczucia obciążenia pracą, jest jej organizacja.
By rozpocząć proces porządkowania swojej listy zadań, warto na samym początku wybrać narzędzie (aplikacja do planowania, notes, kalendarz), które pomogą Ci zarządzać Twoją pracą w jednym miejscu i monitorować postęp realizacji zadań.
W pierwszym kroku zacznij od wypisania wszystkich Twoich zadań, jakie masz do zrealizowania. Dzięki temu zyskasz wgląd we wszystkie zadania, które powodują w Tobie poczucie obciążenia pracą.
Możesz od razu odnotowywać przy poszczególnych zadaniach terminy, w jakich muszą zostać zrealizowane, co pozwoli ci określić ich pilność.
W tej kwestii świetnie sprawdzą się listy rzeczy do zrobienia (TODO), które możesz utworzyć w polu notatki w KIS List. Pozwoli Ci to na zebranie poszczególnych zadań do zrealizowania oraz na monitorowanie postępu, poprzez ich "odhaczanie".
Zebranie wszystkich zadań w jednym miejscu to pierwszy, najważniejszy krok do tego, by wyzwolić się z pętli nieproduktywności, przejąć kontrolę nad zadaniami, a tym samym nad swoją pracą i życiem.
2. Poukładaj zadania, dzieląc je na dni, tygodnie lub miesiące.
Rozmieszczenie zadań na poszczególne dni, tygodnie czy miesiące pozwala Ci na zwizualizowanie całego procesu ich realizacji oraz umiejscowienie ich w czasie. Działanie to jest kluczowe do utrzymania równowagi i efektywności.
Patrząc na długą listę zadań, którą stworzyłaś zgodnie z pierwszą wskazówką, możesz poczuć się przytłoczona. Jednak kiedy te same zadania są wyraźnie zorganizowane i przedstawione w kalendarzu, rozmieszczone na cały tydzień czy miesiąc, poczucie kontroli i spokoju wzrasta.
Co więcej, gdy odznaczasz już zrealizowane zadania, wzrasta także Twoja pewność siebie i satysfakcja!
Wyobraź sobie, że widzisz w kalendarzu harmonogram swoich projektów – od przeprojektowania salonu po kompletną renowację kuchni – i obserwujesz, jak zadania znikają z listy po ich zrealizowaniu.
To nie tylko daje Ci większe poczucie spełnienia, ale także pomaga w przezwyciężaniu paraliżu obciążenia pracą, ponieważ uświadamiasz sobie, że masz pełną kontrolę nad swoimi zadaniami.
3. Ustalaj priorytety poszczególnych zadań.
Ustalenie priorytetów i planowanie zadań to kluczowe elementy zarządzania zadaniami. Dzięki jasnym priorytetom będziesz wiedzieć, które zadania są pilne, a które mogą poczekać.
Jest to kolejny krok, który jeszcze bardziej pomoże Ci ustrukturyzować Twoją listę zadań, zmniejsza poczucie przytłoczenia i zwiększa Twoją motywację do działania.
Nadając priorytety poszczególnym zadaniom, możesz opierać się na różnych wskazówkach, które będą decydować o ich większej lub mniejszej wadze. Może być to termin realizacji danego zadania, jego wpływ na inne zadanie czy ilość czasu, jaką musisz poświęcić na jego realizację.
Przykładowo, jeśli w nadchodzącym tygodniu masz finalizację projektu salonu dla klienta, umieść to zadanie na górze listy, nadając mu priorytet ze względu na określony termin realizacji zadania.
Natomiast zadanie takie jak na przykład wstępne plany dla nowego zlecenia, mogą zyskać średni priorytet, ze względu na to, że bez jego realizacji nie będziesz mogła iść dalej w projekcie.
Nadanie priorytetów poszczególnym zadaniom pozwoli Ci żonglować nimi, w sytuacji gdy wyskoczy Ci coś nieplanowanego.
No i oczywiście, będziesz mogła jeszcze bardziej efektywnie zarządzać swoim czasem, utrzymując wysoką jakość wykonywanych projektów, chroniąc się jednocześnie przed poczuciem obciążenia.
4. Dziel i rządź!
Duże projekty mogą wydawać się niekończącymi się listami zadań, które mogą siedzieć na Twojej liście rzeczy do zrobienia tygodniami, prowadząc do poczucia obciążenia pracą. Warto więc dzielić duże zadania na mniejsze, żeby było nam łatwiej nimi zarządzać.
Weźmy na przykład projekt kompleksowego urządzenia wnętrza. Zamiast traktować go jako jedno wielkie zadanie, podziel go na mniejsze segmenty:
projekt poszczególnych pomieszczeń;
selekcję mebli;
tworzenie listy zakupów;
tworzenie kosztorysu w KIS List;
planowanie oświetlenia.
Każde z tych podzadań może być dalej rozdrobnione na jeszcze mniejsze kroki, takie jak wybór palety kolorów dla poszczególnych pomieszczeń czy finalizacja listy zakupowej w KIS List.
Rozbijanie większych zadań na mniejsze, nie tylko zwiększy Twoją produktywność, ale także pomoże Ci zmniejszyć stres, jaki odczuwasz na myśl o dużym, wymagającym wielu działań projekcie.
Dzielenie zadań pomaga Ci przeciwdziałać paraliżowi związanemu z obciążeniem pracą, pozwalając Ci zachować kreatywność i efektywność na każdym etapie projektu.
5. Dąż do celu!
Brak jasno określonych celów może sprzyjać prokrastynacji i poczuciu obciążenia pracą. Bez punktu odniesienia nie będziesz miała pewności, nad czym dokładnie pracujesz i co starasz się osiągnąć.
Dlatego kluczowe jest wyznaczanie celów, które są konkretnie sformułowane, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone czasowo.
Cele będą trzymać Cię na właściwej ścieżce, wyznaczać kierunek Twoich działań i pomogą Ci zachować poczucie kontroli i celu.
Przykładowo, jeżeli Twoim celem jest zaprojektowanie nowoczesnego salonu dla klienta, najpierw zdefiniuj konkretny plan.
Może on wyglądać tak: Projekt chcę ukończyć w ciągu dwóch miesięcy.
Dlatego:
w pierwszym tygodniu muszę zebrać wszystkie wytyczne i zrobić pomiary;
w drugim przygotować projekt funkcjonalny i wstępny kosztorys w KIS List;
w trzecim tygodniu…
i tak aż ustalisz plan na dwa miesiące.
Dzięki jasno określonym i zdefiniowanym celom, nie tylko przejmiesz kontrolę nad procesem swojej pracy, jeszcze bardziej uporządkujesz swoje zadania, ale przede wszystkim będziesz mogła obserwować proces ich realizacji.
Wzrośnie Twoje poczucie pewności swoich umiejętności, zwiększy się Twoja motywacja, a klienci będą Cię cenić za efektywność i terminowość.
Nie daj się presji!
Presja i paraliż wynikający z dużej ilości zadań, jakie mamy do zrealizowania, to częste zjawisko wśród nas, projektantek i projektantów wnętrz.
Każdy projekt wymaga od nas dużego zaangażowania, kreatywności i szczegółowości, a za tym kryje się stos rzeczy do zrobienia. Dlatego każdej i każdemu z nas grozi otwarcie pętli nie produktywności.
Najlepszą metodą, aby zabezpieczyć się przed tym nieprzyjemnym stanem, jest zadbanie o odpowiednią organizację swojego procesu pracy. Bo tylko umiejętne i efektywne zarządzanie zadaniami może nas ochronić przed poczuciem presji, obciążenia czy nie produktywnością.
Mam nadzieję, że moje wskazówki pomogą Ci jeszcze bardziej usprawnić Twoją pracę oraz uchronić się przed poczuciem wypalenia, które nie jest obce naszej branży.
A gdy dopadnie Cię poczucie obciążenia pracą i wejdziesz w pętlę nie produktywności, pamiętaj, że nie jesteś w tym sama. To problem wielu z nas.