Budżet klienta a projekt wnętrza.
Praca z budżetem klienta na samym początku projektu to pierwszy krok, który pozwala nam, dostosować naszą oraz klienta wizję do realiów finansowych.
Znając go, od samego początku możemy proponować inwestorowi osiągalne dla niego elementy wyposażenie wnętrza, i realizować projekt, który ma duże szanse powodzenia.
To między innymi dlatego rozmowa z klientem o budżecie na projekt wnętrza oraz przygotowanie pierwszego szczegółowego kosztorysu projektu, na samym początku współpracy, jest bardzo istotne. Niezrobienie tego niesie ze sobą wiele zagrożeń, o których pisałam w jednym z artykułów.
Połączenie umiejętności projektowania wnętrz, oraz umiejętne zarządzanie finansami klienta, pomagają nam zachować równowagę pomiędzy kreacją a realiami ekonomicznymi, co jest kluczem do sukcesu.
Co więcej, dostosowanie projektu do finansów inwestora podnosi wartość naszych usług i buduje naszą reputację jako profesjonalistki, która rozumie i szanuje ograniczenia, jakie niesie z sobą dany projekt.
Pojawi się jednak pytanie, jak pracować z budżetem klienta, szczególnie na samym początku współpracy? Jak rozplanować wszystkie wydatki i efektywnie zarządzać budżetem?
W tym artykule podzielę się z tobą trzema wskazówkami, jak pracować z budżetem klienta już od pierwszego spotkania. Są to metody, które sprawdzają się w mojej pracy już od dobrych kilku lat.
Wierzę, że będą pomocne również dla Ciebie.
1. Ustal budżet dla poszczególnych pomieszczeń, a nawet elementów wyposażenia.
Ustalenie limitów budżetowych dla poszczególnych pomieszczeń to jedna z najskuteczniejszych metod szacowania kosztów projektu wnętrz.
Dzięki niej Ty, jak i klient, zyskujecie bardziej szczegółowy wgląd w to, jakie koszty wiążą się z wykończeniem danego pomieszczenia. Umożliwia to między innymi dokładniejsze sprecyzowanie oczekiwań klienta względem projektu wnętrza.
Przedstawienie kosztorysu z określonymi limitami budżetowymi na dane pomieszczenia, a nawet konkretny element wyposażenia czy wykończenia wnętrza, pozwala nam, jak i klientowi, wskazać przestrzenie możliwych kompromisów.
Chodzi tutaj o sytuację, w której klient po zapoznaniu się z kosztami, może zdecydować się na zainwestowanie większych środków na konkretną część domu, na przykład na kuchnię czy salon, niż na sypialnie, co pozwala jeszcze dokładniej doprecyzować całościowy budżet.
Klient ma możliwość podjęcia decyzji czy więcej środków chce przeznaczyć na kamienny blat w kuchni czy drogą wannę wolnostojącą.
Przygotowując takie zestawienie dla klienta, bardzo ważne jest, aby proponować klientowi wyposażenie w odpowiedniej półce cenowej, dopasowanej do jego budżetu, który został określony na samym początku współpracy.
Co więcej, ważne jest, by uwzględnić w budżecie również prace budowlane, czyli przykładowo ilość przeróbek elektrycznych czy ilość wyburzonych ścianek, czyli wszystko to, co ma zdecydowany wpływ na koszt projektu.
Praca z budżetem w KIS List
Idealnym narzędziem do przygotowania budżetu projektu wnętrz rozłożonego na pomieszczenia i poszczególne elementy wyposażenia jest aplikacja do tworzenia listy zakupów i kosztorysów KIS List.
Dzięki jego funkcjom już na etapie rozplanowywania budżetu na poszczególne pomieszczenia nie tylko automatycznie otrzymasz koszt całościowego projektu, ale również koszt poszczególnych sekcji tj. pomieszczeń danej inwestycji.
Posiadasz również możliwość ustalenia budżetu całego projektu, co pozwala Ci na bieżące kontrolowanie wydatków, w całym projekcie.
Niezwykłym ułatwieniem pracy z budżetem jest możliwość utworzenia w KIS List szablonu listy zakupów do projektu wnętrz.
Na takiej liście możesz zawrzeć wszystkie elementy, jakie powinnaś uwzględnić rozdzielając budżet. Dzięki temu nie tylko masz pewność, że o niczym nie zapomnisz, ale również nie musisz tworzyć od nowa tej samej listy przy kolejnym projekcie.
Tę metodę pracy poleca Agnieszka Pasieka-Adamek - ambasadorka KIS List - która opracowała szczegółowy "szablon listy zakupów do projektu wnętrz" do wykorzystania w KIS List.
2. Monitoruj i bilansuj wydatki
Po ustalaniu kwestii dotyczących budżetu, jaki klient chce poświęcić na poszczególne pomieszczenia oraz elementy wyposażenia, przychodzi moment, gdy rozpoczynamy pracę nad tworzeniem konkretnej - zawierającej realne produkty — listy zakupów.
Na tym etapie, bardzo istotne jest ciągłe monitorowanie i bilansowanie kosztów projektu.
Z doświadczenia wiem, że nawet jeśli ustalisz z klientem budżet i wstępnie zgodzicie się na określone elementy wyposażenia czy materiały, sytuacja może ulec zmianie w trakcie tworzenia listy zakupów.
Klienci, inspirują się różnymi elementami wyposażenia, które znajdą w sklepie czy w internecie, często zapominając o ustalonych kwotach, wybierają droższe opcje.
W takiej sytuacji pamiętaj, że to Ty, jako projektantka, stajesz przed wyzwaniem monitorowania wprowadzanych zmian i zderzenia zmieniających się oczekiwań klienta z jego rzeczywistością finansową. A co najważniejsze, to Ty jesteś odpowiedzialny za zabezpieczenie swoich interesów.
Warto w takich momentach przypomnieć inwestorowi o konsekwencjach jego decyzji dla całkowitego budżetu projektu.
Klient powinien być on uświadomiony o tym, jak wprowadzane przez niego zmiany wpływają na budżet, jakie mogą być tego konsekwencje (brak odpowiednich środków do ich zakupu), i co najważniejsze, musi on wyrazić zgodę na wprowadzenie danego elementu do projektu.
Co również ważne w kwestii monitorowania i bilansowania budżetu, to fakt, że jako projektantka wnętrz, nie masz pełnej kontroli nad wyborem ekipy remontowej czy wykonawców przez klienta, co może wpłynąć na koszty realizacji projektu wnętrza.
Różnice cenowe mogą być znaczące w zależności od lokalizacji klienta i dostępności ekip budowlanych.
Dlatego, podczas planowania budżetu, ważne jest, abyś ustaliła z klientem średnią kwotę na poszczególne elementy, opierając się na swoim doświadczeniu lub konsultacjach z wykonawcami.
Jednak pamiętaj, że te kwoty są orientacyjne, a finalna wycena będzie zależała od wykonawców, z którymi klient postanowi współpracować.
Notatki i komentarze w KIS List - zabezpieczenie projektanta.
Wprowadzając jakąkolwiek zmianę do wcześniej ustalonego budżetu z klientem, warto ten fakt odnotować, zabezpieczając się na wypadek ewentualnych nieporozumień czy pretensji.
Choć Ty wiesz, że niezadowolenie klienta wynika z jego decyzji, to inwestor zazwyczaj kieruje swoje niezadowolenie w Twoją stronę. W końcu to my jesteśmy profesjonalistami, którzy nie tylko doradzają w sprawach związanych z wystrojem wnętrza, ale również w kwestiach finansowych.
Dlatego bardzo istotne jest, by odnotowywać wszelkie zmiany, jakie zachodzą w budżecie projektu wnętrz oraz przedstawiać na piśmie informacje np. o uśrednionych cenach usług budowlanych, jakie zostały uwzględnione w projekcie. W tej kwestii przychodzi Ci z pomocą KIS List.
Gdy Twój klient świadom wszelkich konsekwencji zgadza się na dodanie danego elementu do tworzonej listy zakupów, pamiętaj, że w KIS List możesz dodać notatkę do produktu z informacją, że ta konkretna pozycja została dodana do projektu na życzenie klienta.
Warto odnotować, że został poinformowany o tym, jakie skutki wnosi ta zmiana do budżetu.
Możesz również skorzystać z funkcji dodawania komentarzy do poszczególnych pozycji na liście i poprosić inwestora o potwierdzenie zmiany wprowadzonej na jego życzenie.
Dzięki temu nie tylko masz pisemne potwierdzenie informacji, ale również dokładną datę i godzinę, kiedy klient podjął decyzję.
Co więcej, w KIS List możesz dodawać notatki do całej listy. W takiej notatce możesz odnotowywać wszelkie ustalenia z klientem, a także wszelkie istotne informacje, czy to dotyczące przewidywanych cen usług budowlanych czy też tego, że klient zamawia elementy wyposażenia we własnym zakresie.
Wszystkie te adnotacje otrzyma również Twój klient, gdy udostępnisz mu listę zakupową przygotowaną w KIS List, dzięki czemu zyskasz większe zabezpieczenie na wypadek wszelkich nieporozumień.
3. Miej plan awaryjny
W prawie każdym projekcie mogą pojawić się nieoczekiwane wydatki. Przykładowo, podczas remontu mogą ujawnić się ukryte problemy, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć, a ich naprawa jest konieczna i kosztowna.
Co tu dużo mówić!
W dzisiejszej rzeczywistości gospodarczej już sama lista zakupów może stać się nieaktualna po miesiącu od jej przygotowania, ze względu na ciągle zmieniające się ceny towarów i usług.
Dlatego bardzo istotne jest, by pracując nad budżetem projektu wnętrza, zabezpieczyć się na ewentualne, niespodziewane sytuacje.
Każdy budżet projektu, nawet ten najbardziej szczegółowy, ma charakter szacunkowy. Dlatego warto wydzielić z niego część (najczęściej zaleca się od 10 do 20% całego budżetu) na nieprzewidziane sytuacje.
Istotne jest, by podczas omawiania budżetu z klientem, poinformować go o tym fakcie. Wyjaśnić mu, dlaczego ważne jest posiadać środki awaryjne oraz w jakich sytuacjach zostaną one uruchomione.
Wyznaczenie kwoty awaryjnej w projekcie jest również zabezpieczeniem dla Ciebie. Pozwala Ci na zachowanie elastyczności w zarządzaniu projektem, daje przestrzeń w zakresie wprowadzania zmian i zmniejsza ryzyko stresu związanego z niespodziewanymi wydatkami.
Tworzenie buforu finansowego jest szczególnie istotne, gdy jesteś na początku swojej drogi zawodowej jako projektantka wnętrz.
Nie znając dobrze rynku, bardzo łatwo popełnić błąd. Jednak z czasem, zdobywając większe doświadczenie, Twoje umiejętności w ustalaniu realistycznego budżetu zdecydowanie się poszerzą.
Co więcej, bufor finansowy na nieprzewidziane sytuacje, pokazuje profesjonalizm i troskę o dobro klienta, co buduje Twoją reputację jako rzetelnej i odpowiedzialnej projektantki.
Pozwala Ci również na stworzenie projektu, który nie tylko spełni estetyczne oczekiwania inwestora, ale w sytuacji, w której nie wykorzystasz całości budżetu, pozwoli mu odczuć, że dzięki tobie zaoszczędził.
Kontrola budżetu awaryjnego z KIS List.
Pracując w KIS List, możesz na swojej liście zakupów utworzyć sekcję, gdzie znajdą się wszystkie te elementy projektu, które zostały sfinansowane z budżetu awaryjnego. Dzięki temu, będziesz mogła zachować pełną kontrolę nad budżetem, monitorować wydatki i bilansować koszty.
Co równie ważne, fakt wyznaczenia budżetu awaryjnego możesz odnotować w notatce w utworzonej sekcji, gdzie umieścisz informacje o jego wysokości oraz opiszesz, w jakich sytuacjach budżet ten jest do wykorzystania.
Pomoże ci to zachować porządek w kwestiach finansowych projektu, oraz transparentność w wymianie informacji z klientem, który również zyska dostęp do informacji o zabezpieczonych środkach, gdy prześlesz mu listę zakupową.
Pamiętaj, że ludzie mają tendencję do przekraczania budżetu, szczególnie gdy projekt się rozwija i pojawiają się nowe pomysły czy funkcje. Klienci często decydują się na dodatkowe uaktualnienia w trakcie trwania projektu, co naturalnie zwiększa zakres i koszt budżetu.
Dlatego, odnotowywanie i kontrolowanie środków awaryjnych jest bardzo istotne.
Projektant wnętrz - specjalista od designu i finansów
Naszym zadaniem, jako architektów wnętrz, jest nie tylko tworzenie pięknych przestrzeni, ale także efektywne zarządzanie finansami projektu.
Przygotowanie i trzymanie się przygotowanego budżetu, przygotowanie na nieoczekiwane wydatki, i jasna komunikacja z klientem to nasza codzienność i droga do sukcesu.
Dostosowanie się do zmieniających się potrzeb i oczekiwań klienta, przy jednoczesnym utrzymaniu budżetu w ryzach, to sztuka, której opanowanie czyni Cię nie tylko dobrym projektantem, ale też wiarygodnym doradcą.
Dlatego warto poświęcić czas na dopracowanie każdego elementu projektu, który ma wpływ na budżet, jaki klient chce przeznaczyć na projekt.
Warto przygotować się na nieprzewidziane sytuacje, odnotowywać wszelkie zmiany i "pilnować" klienta, by sam nie naraził się na przekroczenie własnego budżetu.