Projektowanie wnętrz - proces wymagający organizacji.
W naszym zawodzie, gdzie wielozadaniowość jest codziennością, łatwo poczuć się przytłoczoną obowiązkami.
Jako projektantki wnętrz jesteśmy zmuszone do równoczesnego zarządzania różnymi aspektami naszej pracy – od interakcji z klientami, przez tworzenie wizualizacji, po koordynację z dostawcami i wykonawcami. Każdy z tych elementów wymaga skupienia, precyzji i przede wszystkim doskonałej organizacji.
Jednak niejedna z nas, nawet najbardziej doświadczona, może napotkać trudności w utrzymaniu porządku w swojej pracy, co często prowadzi do nieefektywnego wykorzystania czasu, a w dalszej perspektywie do frustracji i wypalenia zawodowego, które nie są obce naszej grupie zawodowej.
Zrozumienie i identyfikacja błędów, za których popełnienie ceną jest więcej pracy, jest kluczowe dla poprawy naszej produktywności i ogólnej satysfakcji z zawodu.
W poniższym artykule, bazując na swoim kilkunastoletnim doświadczeniu, chciałabym wskazać 5 błędów, które najczęściej powodowały to, że pracowałem zdecydowanie za dużo.
1. Brak ułożonego procesu projektowego.
Pamiętam takie dni, kiedy nie wiedziałam, w co mam włożyć ręce. Wiedziałam, że mam dużo do zrobienia, ale stres, że nie wiem, od czego zacząć, paraliżował mnie na tyle, że zanim zaczęłam robić cokolwiek, traciłam czas na zastanawianie się, od czego zacząć
Tak właśnie wygląda praca bez przemyślanego planu procesu projektowego.
Pracując z planem od razu, zauważysz znaczną poprawę swojej efektywności. Rozpisanie poszczególnych kroków realizacji projektu jest jak mapa, która zapewnia Ci płynność i spójność całego procesu – od wstępnych konsultacji z klientem, przez tworzenie wizualizacji, aż po finalne ustalenia z dostawcami i wykonawcami.
Dzięki temu unikasz chaosu i nieefektywnego wykorzystania swojego cennego czasu.
Praca z planem przekłada się również na większą satysfakcję klienta i lepsze efekty końcowe Twoich projektów.
Dzięki rozpisaniu poszczególnych elementów realizacji projektu wnętrz masz możliwość na bieżąco informować klienta o realistycznych terminach i postępach w projekcie, zdobywając tym samym jego zaufanie.
Co więcej, taki plan pozwoli Ci lepiej szacować ryzyka i potencjalne przeszkody na drodze realizacji projektu.
Zorganizuj swój proces projektowania wnętrz.
Aplikacja KIS List jest narzędziem, które znacznie ułatwia to zadanie, oferując funkcje dodawania notatek oraz listy rzeczy do zrobienia do listy zakupów, tworzonej do konkretnego projektu.
Dzięki temu możesz gromadzić wszystkie ważne dane oraz zarządzać planem swojego procesu w jednym miejscu, co zdecydowanie ułatwi Ci zarządzanie i pomoże Ci zachować spokój w natłoku zadań.
2. Rozproszona komunikacji z klientem.
Tutaj SMS, tutaj e-mail, a i jeszcze telefon o poranku. Jeden klient — trzy kanały komunikacji. Już samo to zdanie budzi chaos w mojej głowie.
Różnorodność kanałów komunikacji z klientem, dostawcą czy wykonawcą to duże zamieszanie. Ba! Niekiedy nie pozwala Ci nawet na oderwanie się od pracy, gdy masz czas wolny, bo przecież klient napisze to tu, to tam.
Mnogość kanałów komunikacji prowadzi do chaosu informacyjnego. Wielość maili czy telefonów sprawia, że ważne informacje i ustalenia giną w gąszczu wymiany zdań, co nie tylko pochłania Twój cenny czas, ale rzutuje na całość realizacji projektu.
Wystarczy jedno małe niedopatrzenie, nieodnotowanie ważnego ustalenia, i problem gotowy.
Jednym z najlepszych rozwiązań tej sytuacji jest używanie tych samych narzędzi do komunikacji ze wszystkimi klientami. Warto więc już na samym początku współpracy wskazać kanał komunikacji i trzymać się go przez cały projekt. Pozwoli Ci to zachować porządek i kontrolę nad wymianą informacji i ustaleń.
Komunikacja z klientem w jednym miejscu.
Potrzeba usprawnienia komunikacji z klientem i sprowadzenia jej do jednego miejsca/narzędzia była głównym motywem wprowadzenia funkcji dodawania komentarzy oraz akceptowania i odrzucania produktów na liście zakupów w KIS.
Co więcej, w KIS List może możesz utworzyć projekt składający się z kilku list i skorzystać z prywatnego czatu do komunikacji z klientem.
Dzięki temu wszystkie ustalenia z klientem zawsze mam w jednym miejscu, a ja i klient mamy do nich wgląd, co zdecydowanie wprowadza klarowność i porządek do naszej komunikacji.
Dobrze zorganizowany proces komunikacji to nie tylko wygoda dla nas, ale również dla naszych klientów. Uporządkowanie komunikacji w jednym miejscu buduje w relacji z klientem zaufanie i profesjonalizm, a my nie tracimy czasu na przeskakiwanie między komunikatorami.
3. Tworzenie za każdym razem kosztorysów i list zakupowych od nowa.
Każdy projekt, a tym samym kosztorys i lista zakupów, niosą ze sobą powtarzalne elementy. Niezależnie od tego, czy pracujesz nad domem, mieszkaniem, czy innym wnętrzem, zawsze znajdą się w nim takie przestrzenie jak łazienka, sypialnia, salon czy kuchnia, a w nich umywalka, łóżko, sofa, okap, gniazdka czy listwy przypodłogowe.
Po co więc tworzyć te dokumenty od nowa?
Tworzenie każdego kosztorysu czy listy zakupów od nowa jest czasochłonne i nieefektywne.
Dlatego warto utworzyć szablony, które będziesz mogła tylko modyfikować i dostosowywać do konkretnego projektu.
Korzystanie z szablonów to nie tylko oszczędność czasu, ale także sposób na zapewnienie spójności i dokładności w każdym projekcie.
W takim szablonie możesz zawrzeć wszystkie elementy projektu, szczególnie te "małe", jak gniazdka, karnisze czy listwy przypodłogowe, dzięki czemu tworząc kosztorys, nie pominiesz żadnego z tych elementów.
Szablon listy zakupów w KIS List.
KIS List świetnie się sprawdza w tej roli. Każdą z list, jaką stworzyłaś, możesz uczynić szablonem, który wykorzystasz przy kolejnym projekcie.
Rozpoczynając nowy projekt, wystarczy, że skopiujesz listę, która jest dla Ciebie szablonem i dostosujesz ją do potrzeb aktualnego zadania.
Co więcej, gdy utworzysz sobie listę szablonową niezbędnych produktów, to możesz ją automatycznie uzupełniać za pomocą wtyczki KISer.
Twój proces projektowy również możesz uczynić szablonem.
W KIS List możesz zapisać go jako szablon notatki i automatycznie dodawać do listy zakupowej przy konkretnym projekcie. Dzięki temu nie musisz więc tworzyć listy rzeczy do zrobienia za każdym razem od nowa i co najważniejsze usprawniasz swoją pracę.
4. Oczekiwanie na decyzję klienta.
Klient musi podejmować decyzje. Jak doskonale wiesz, bez nich projekt nie będzie szedł naprzód.
Dlatego dążenie do tego, aby klient podejmował decyzje w ustalonym czasie, jest niezwykle istotne. Bez tego płynne prowadzenie projektu jest niemożliwe, Twoja efektywność spada, i rośnie ryzyko opóźnień.
Czekanie na decyzję klienta zaburza cały rytm Twojej pracy. Brak niezbędnych informacji dezorganizuje projekt i nierzadko powoduje Twoją frustrację.
Dlatego nie bój się przypominać klientowi o mijającym czasie i wymagać od niego zaangażowania się w proces projektowy.
Warto na samym początku współpracy ustalić z klientem terminy i omówić jego rolę w projekcie. Nasi klienci często nie wiedzą, jak wygląda współpraca z projektantem wnętrz ani nie znają procesu, w jaki muszą się zaangażować.
Dlatego ważne jest, by poruszyć ten temat na jednym z pierwszych spotkań z klientem, oraz w umowie zawrzeć zapisy dotyczące czasu na podejmowanie decyzji czy dostarczenie wymaganych dokumentów.
Dzięki temu mamy podstawy do egzekwowania od klienta dostosowania się do określonych terminów.
Ograniczony czas na decyzję w KIS List.
W KIS List, przesyłając klientowi propozycje, możesz ustalić czas na podjęcie decyzji. Jest to okres, w którym klient może akceptować lub odrzucać produkty umieszczone na przesłanej liście zakupowej.
Dzięki temu klient ma wyznaczony czas na przeanalizowanie listy i podjęcie oczekiwanych przez nas decyzji. Korzystanie z funkcji listy zakupów online w KIS List jest świetnym sposobem na usprawnienie pracy z klientem i zadbanie o terminowość.
5. Uczysz się tylko na swoich błędach.
Nasza branża stawia przed nami wiele wyzwań - od asertywności w kontaktach z klientami po zarządzanie budżetem i egzekwowanie zaangażowania.
Często myślimy, że tylko my napotykamy pewne trudności i popełniamy błędy. Jednak prawda jest taka, że wiele z nas zmaga się z podobnymi problemami, a to, co w tej chwili wydaje się nam wyjątkowe, dla innych bardziej doświadczonych projektantów może być już dobrze znanym wyzwaniem. Dlatego ważne jest szukanie rad i rozwiązań wśród innych projektantów.
Spotykanie się na konferencjach, wydarzeniach branżowych czy obserwowanie innych projektantów w mediach społecznościowych to świetna droga do wymiany doświadczeń, poznawania nowych metod pracy i narzędzi, które mogą znacząco ulepszyć nasz proces pracy.
Konsultacje z bardziej doświadczonymi projektantami, a także rozmowy z osobami z różnych dziedzin, mogą dostarczyć nam nowych perspektyw i rozwiązań, które możemy zastosować w swojej pracy.
Spotkanie KIS Masters - wymiana doświadczeń!
Świetnym przykładem wydarzenia, które pozwoliło projektantom spojrzeć inaczej na kwestię asertywności w pracy projektanta wnętrz oraz poznać sposoby, jak mówić klientom "nie", było spotkanie społeczności KIS Masters w listopadzie 2023 roku.
Podczas panelu dyskusyjnego Agnieszka Pasieka-Adamek (projektantka z 16-letnim doświadczeniem) i Przemysław Kutnyj (specjalistą od efektywności osobistej), podzielili się z nami sprawdzonymi metodami na kształtowanie swojej asertywności.
Udzielili cennych wskazówek, jak bronić swoich granic oraz jak zadbać o swój proces pracy, by efektywnie egzekwować od klienta ustalone działania.
Dzięki temu wielu z nas nie tylko zdobyło cenną wiedzę, ale uświadomiło sobie, że problem z asertywnością dotyka każdej z nas.
Pamiętaj, że uczenie się na cudzych błędach i sukcesach to skuteczny sposób na rozwój w zawodzie projektanta wnętrz. Nie musisz "wyważać otwartych drzwi".
Korzystając z doświadczeń innych, możesz znaleźć skuteczne rozwiązania dla swoich problemów, usprawnić swoją pracę i stać się projektantem, jakim zawsze chciałaś być.
Zastanów się nad swoim procesem pracy.
Jako projektantki wnętrz, często stajemy przed wieloma wyzwaniami, które mogą sprawić, że nasza praca staje się bardziej czasochłonna niż powinna.
Często to nas frustruje i sprawia, że mamy już dość naszego zawodu. Dlatego warto się zastanowić nad tym, czy nie popełniamy w naszym procesie pracy błędów, które pochłaniają zbyt dużo naszego czasu i energii.
Warto podejść do analizy naszej pracy, szukania rozwiązań czy zaznajomienia się z nowymi narzędziami, jak na przykład do inwestycji.
Weryfikując przestrzenie, gdzie Twoje działania są nieefektywne, nie tylko będziesz mogła wdrożyć lub przetestować nowe rozwiązania, ale w dalszej perspektywie staniesz się efektywniejsza, Twoje projekty będą jeszcze lepsze, a Twoja praca bardziej przyjemna i dochodowa.