Jak mądrze pracować? O sprytnych sposobach na organizację pracy rozmawiamy z Magdą Knappe.

W cyklu rozmów z architektami wnętrz przywołujemy najróżniejsze doświadczenia: takie, które zmroziły nam krew w żyłach i te, przy których do dziś płaczemy ze śmiechu. Wierni idei, że najlepiej jest się uczyć na cudzych błędach (i sukcesach) poruszamy tematy, które mogą oszczędzić nerwów i pomóc w usprawnieniu pracy zarówno początkującym, jak i doświadczonym projektantom.

W poprzedniej części wywiadu rozmawialiśmy o nieoczywistych początkach Twojej działalności projektowej. Dziś skupimy się na tym, czego nauczyły Cię lata praktyki. Na start mocne pytanie: jak mądrze zorganizować sobie pracę?

Magda: Uważnie przyjrzeć się sobie. A później krok po kroku eliminować te aspekty, które pożerają nasz czas i szukać narzędzi, które pomogą go zaoszczędzić.  Super przykładem jest przejście na tryb online, z którym wszyscy musieliśmy zmierzyć się kilka lat temu.

Osobiście wciąż wolę pracę z człowiekiem, ale podziwiam projektantów, którzy z pracy zdalnej zrobili atut i zaczęli zarabiać na tym świetne pieniądze. Ten tryb pozwala na realne oszczędności czasu i energii: nie jeździsz na spotkania z klientami, nie użerasz się z wykonawcami, nie tracisz energii na chodzenie po sklepach. Totalnie skupiasz się na projekcie, a do tego masz czas na marketing, budowanie marki i poszerzanie bazy klientów. Jeśli do tego zawęzisz swój styl i będziesz korzystać z konkretnej bazy modeli, to każdy projekt niejako masz już na starcie opracowany. Dla mnie projektanci, którzy weszli w ten model, wygrali życie. To jest totalnie biznesowe podejście do tematu projektowania.

Biznesowe podejście do tematu projektowania

Jak to wygląda u Ciebie? Zmieniłaś swój sposób pracy i przerzuciłaś się na projekty online?

Nie zdążyłam. Moment w którym stwierdziłam że to genialny pomysł, zbiegł się z powstaniem KIS-a. Przeniosłam wtedy wszystkie moce przerobowe na rozwój naszej aplikacji i okroiłam projektowanie.

Tęsknisz za tym?

Powstaniu aplikacji przyświecały podobne idee do tych, które towarzyszyły mi wcześniej: ograniczyć ilość niepotrzebnych elementów w projekcie, przyspieszyć pracę i zautomatyzować systemy. Mam więc poczucie, że KIS List jest naturalną kontynuacją tego, czym się zajmowałam.

Rozgrzewka za nami! Przejdźmy do tego co wszystkich interesuje najbardziej, czyli projektów, które dały Ci popalić

Praktycznie każde z pierwszych doświadczeń było dla mnie wielką nauką. Na przykład: nigdy nie umawiać się z na pierwsze spotkanie z klientem w domu. Pamiętam projekt, przy którym zgodziłam się na takie rozwiązanie i to był horror. Przez ponad godzinę chodziliśmy po całym mieszkaniu, inwestorzy podpytywali o pomysły na to i na tamto, a ja na bieżąco strzelałam koncepcjami. Po spotkaniu właściwie nie było potrzeby kontynuować współpracy, bo klienci wszystko już wiedzieli. Szybko nauczyłam się, by nigdy więcej tego nie robić i tak opracować model współpracy, by nie być stratną.

Dobry projekt wymaga czasu

Strzelanie pomysłami o którym wspomniałaś, to problem z którym mierzy się większość początkujących projektantów -  wydaje się, że tak trzeba. Jak sobie z tym poradziłaś?

To była ciężka przeprawa, ale w końcu nauczyłam się mówić, że czegoś nie wiem. Miałam taką olbrzymią barierę, że skoro klient wynajmuje mnie jako eksperta, to ja powinnam wszystko wiedzieć: od razu, na wyrywki, na miejscu. I ciągle starałam się to udowodnić, także sama przed sobą. Przecież to absurd! Dobry projekt to projekt przemyślany, taki w którym klient dostaje najlepsze rozwiązanie, a nie to, które pierwsze przyjdzie nam do głowy. Przestałam więc sama siebie cisnąć i dziś nie mam już problemu z tym, żeby powiedzieć że potrzebuję więcej czasu na analizę.

Łatwo powiedzieć, ciężej zrobić - zwłaszcza jeśli mówimy o kimś bardzo ambitnym…

To mam dobry przykład, z życia wzięty. Na jednej z imprez rozmawialiśmy w grupie o dziwnym zachowaniu pewnej osoby i zapytaliśmy naszą znajomą, która jest psychiatrą: Słuchaj, skoro ona tak robi, to na pewno ma takie zaburzenie, prawda?

A znajoma powiedziała: Nie wiem. Nie znam osoby, jej historii, nie rozmawiałam z nią, musiałabym ją poobserwować.

I wtedy pomyślałam - wow, to jest prawdziwa profesjonalistka! Zaimponowała mi ta szczerość i uczciwe podejście do tematu. Ale wcześniej? Nie było opcji w  której mogłabym pokazać, że czegoś nie wiem.

Wiem, że tego nie wiem

Zdarza ci się odpuszczać projekty?

Tak, choć to nigdy nie jest łatwe. Zdarzyło mi się zrezygnować ze współpracy, jeśli czułam że dany projekt nie jest dla mnie. Na przykład kiedy poproszono mnie o zrobienie projektu w stylu, którego kompletnie nie czuję. Jasne, sprawny projektant zaprojektuje wszystko i oczywiście mogłabym to robić, tylko… po co? 

Uważam, że aby uzyskać super efekt, żeby otrzymać coś naprawdę dobrego, projektant musi czuć klimat i nadawać na tych samych falach, co inwestor. Dlatego zawsze w takich sytuacjach mówię szczerze klientom, że ja w danej stylistyce nie działam i polecam poszukać kogoś, z kim będzie im po drodze.

Czas na czerwone flagi. Co budzi Twój największy niepokój?

Sytuacja w której widzę, że klienci są bardzo niezdecydowani. Żeby była jasność: nie mówimy o ludziach, którzy zwracają się do pracowni po pomysł na projekt, bo to jest nasza działka, by ten projekt im zaproponować. Chodzi tu o inwestorów którzy przychodzą kompletnie nieprzygotowani, podczas spotkań nie potrafią określić swoich oczekiwań, a później mówią: to pani zrobi kilka projektów i my coś może wybierzemy. Nigdy nie zdecydowałam się na taką współpracę. Po to jest ten wywiad, po to spotykamy się i rozmawiamy, żeby móc coś wspólnie opracować. Jeśli nie ma konkretów, a przede wszystkim dobrej woli, to nic z tego nie skroimy.

Czerwone flagi

Kolejny typ to klient który upiera się na pewne rozwiązania, mimo że są one moim zdaniem nietrafione. Wiem, że są projektanci którzy dla “świętego spokoju” idą na kompromisy, ale naprawdę są granice. 

Tutaj znów posłużę się przykładem Akademii Dobrego Projektu; dziewczyny otwarcie przyznają, że bezpośrednim przyczynkiem powstania Akademii była rozpowszechniająca się moda na "lampę nad wanną". Udzielając się na grupach dla architektów obserwowały różne dziwne pomysły, ale te lampy przelały kroplę goryczy. Takich błędów, wynikających z braku znajomości przepisów (a w konsekwencji zagrażających bezpieczeństwu użytkowników) wyłapały na forach mnóstwo! Unikam zatem sytuacji, w których pod presją musiałabym iść na kompromisy niezgodne z moimi przekonaniami i wiedzą.

Do czerwonych flag zaliczyłabym jeszcze sytuację, w której klient przychodzi od innego projektanta. Od razu pojawiają się tu wielkie znaki zapytania: zarówno jeśli chodzi o powody rozwiązania poprzedniej współpracy, jak i kwestię dokończenia projektu po kimś. Rozumiem że różnie bywa między ludźmi, ale takie dopasowywanie się do tego co już istnieje jest bardzo pracochłonne i zabiera więcej czasu, niż zrobienie czegoś od nowa. Logika podpowiada, że naprawdę łatwiej byłoby się odezwać do pierwszego projektanta, który przecież ma już wszystko rozrysowane, wymierzone, czasem nawet zamówione. Unikam takich tematów jak ognia.

Czy zdarzyło ci się zerwać współpracę w trakcie trwania projektu? 

Zdarzyło mi się. Byłyśmy z klientką po podpisaniu umowy i wpłacie zaliczki, przyjechałam do niej na pomiary oraz wstępne omówienie projektu, ale już po przekroczeniu progu poczułam, że coś jest bardzo nie tak. Dziewczyna dosłownie traktowała mnie jak wroga; zero flow, zero jakiejkolwiek chęci kontaktu i współpracy. Gorszy dzień może zdarzyć się każdemu, więc spotkałyśmy się jeszcze raz na wybór materiałów, ale sytuacja wyglądała identycznie. Nie czułam kompletnie tej współpracy, więc grzecznie wytłumaczyłam, że nie jesteśmy dla siebie, zwróciłam zaliczkę i na tym nasz kontakt się zakończył.

Projekt na wczoraj, czyli klasyka gatunku

Druga współpraca którą rozwiązałam, zaczęła się w zupełnie innych okolicznościach. Kontakt był super, od razu zaklikało. Podczas omawiania terminów ustaliliśmy z klientami, że ze względu na moje zobowiązania rozpoczniemy współpracę w kolejnym miesiącu. Akurat wyjeżdżali na wakacje, więc im też było to na rękę. Do czasu. Grubo przed ustaloną datą zadzwonił do mnie poddenerwowany pan z pytaniem, czy mam już projekty. Okazało się, że ekipie zwolnił się wcześniejszy termin i potrzebują wszystkiego na cito. Próbowałam tłumaczyć że to tak nie działa, ale zaczęły się pretensje i wolałam podziękować, niż robić byle coś pod presją czasu.

Projekt na wczoraj, czyli klasyka gatunku. Wielu architektów skarży się też na terminy, które zwykle działają tylko w jedną stronę.

To prawda, klientom zwykle spieszy się tylko wtedy, gdy majster depcze im po piętach. Na co dzień ciężko jest wyrwać od nich informacje zwrotne, a to przecież bardzo ważne, żeby inwestorzy też czuli się odpowiedzialni za to, czy projekt idzie do przodu.

I tak do KIS-a trafił harmonogram pracy z klientem…

Dokładnie! Brak odpowiedzi, gdy ty zarywasz noc i wysyłasz wszystko na czas jest naprawdę frustrujący. Dlatego rozumiem projektantów, którzy jak mogą unikają bezpośredniej pracy z klientem.

Sprawdzony patent na płynną współpracę

Chodzą słuchy, że istnieje na to skuteczna metoda. Znajoma projektantka na każde spotkanie z klientami przynosi specjalny formularz. W trakcie spotkania wpisuje tam wszystkie ustalenia i kolejne kroki wraz z terminami, zbiera podpisy od obecnych, a na koniec podbija pieczątkę, dla podniesienia dramaturgii. Zdjęcie dokumentu wysyła wszystkim zainteresowanym i w razie jakichkolwiek niejasności ma piękną “podkładkę”.

Ale patent!

Podobno w tym zawodzie trzeba się zabezpieczać pod każdym kątem:). Wracając do czerwonych flag - dodałabyś coś jeszcze?

Nie podobają mi się klienci, którzy milczą; tacy, od których nie ma żadnej informacji zwrotnej i nie wiadomo, co im tam się roi pod kopułką. Zdarzyła mi się taka sytuacja, że na spotkaniu było miło, wszystko omówiliśmy, wyszłam z poczuciem, że idziemy w dobrym kierunku. Wróciłam do domu i po godzinie dostałam takiego maila z uwagami, że zrobiło mi się słabo. 

Jakby nie było, praca projektanta w olbrzymiej mierze opiera się na wzajemnym zrozumieniu i dobrych chęciach z obu stron. Do tego dochodzi jeszcze kwestia interakcji pomiędzy samymi klientami. Nie bez powodu mówi się, że remont jest jednym z najbardziej stresujących doświadczeń w życiu i niektórzy klienci przychodzą na spotkania jak na sparringi. Wybór płytek potrafi zamienić się w regularną walkę, w której wcale nie chodzi o wygląd łazienki…

Dlatego jak dostałam rykoszetem jeden, drugi raz, to jasno zaczęłam mówić klientom: Drodzy państwo, to wy sobie na spokojnie wszystko przedyskutujcie, a jak się zastanowicie i będziecie mieć zgodność, zapraszam do dalszych prac. Ważne, żeby nie angażować się w tego typu przepychanki, żeby klienci rozwiązywali takie sprawy między sobą i podchodzili do sprawy profesjonalnie. 

NIGDY nie bierz nadzoru nad ekipą, której nie znasz!

Pamiętasz jakiś projekt, który dał ci naprawdę popalić?

Może nie sam projekt, tylko samozwańczy nadzór, który obiecałam inwestorom. Nad ekipą, której nie znałam. Na dodatek za darmo… Kardynalne błędy nowicjusza, który angażuje się tak bardzo, że zapomina o własnych interesach. To był projekt, w którym bardzo dużo czasu poświęciłam rozmowom z klientami i stworzeniu przestrzeni naprawdę pod ich potrzeby. Od samego początku kładli nacisk na wykorzystanie każdego centymetra, zaplanowałam im zatem kuchnię z szafkami pod sufit, dużo sprytnych miejsc do przechowywania, fajną zabudowę w salonie…kosztowało mnie to naprawdę dużo pracy i było sporo kombinowania, ale projekt im się spodobał.

W teorii, ponieważ w praktyce inwestorzy poszli do jakiegoś salonu kuchennego i wprowadzili sporo modyfikacji. Nie dość, że totalnie tego ze mną nie uzgodnili, to o wszystkim dowiedziałam się po fakcie od ekipy, gdy przyszłam na nadzór. 

Ostatecznie całe mieszkanie wyszło bardzo fajnie i podejrzewam że klienci byli zadowoleni z całego efektu, podobnie jak ja, ale niesmak pozostał. tym bardziej, że ekipa, nad którą przypominam - prowadziłam grzecznościowy nadzór, zachowywała się strasznie.

Baba na budowie

Wykonawcy inwestora bez przerwy obrabiali mi tyłek. Cokolwiek źle zrobili, zwalali na projekt: brzydkie docinki, źle rozliczone płytki… To było strasznie przykre i generowało ciągłe przepychanki. Po tej współpracy pozostał mi olbrzymi niesmak, ale też silna potrzeba wyznaczenia granic na przyszłość. Wiadomo że klient ma prawo zmienić projekt, jednak trzeba go uświadomić, że wiąże się to z konsekwencjami - na przykład z możliwością odmówienia dalszej opieki nad realizacją. Nie wspominając już o nadzorze nad ekipą, której nie znamy.

Wykonawcy to temat rzeka, którego nie sposób pominąć. Jak poradziłaś sobie po tamtych doświadczeniach?

Zasada jest prosta: nie biorę nadzorów nad nie swoimi wykonawcami. Pracuję tylko z tymi, których znam i śmiało mogę polecić, a zbudowanie takiego zespołu zajęło mi kilka niezłych lat. To osoby, które mają doświadczenie w pracy z projektantami, myślą zupełnie innymi realiami i potrafią działać zespołowo.

Świadomość, że nad realizacją projektu czuwa też ktoś oprócz nas, jest olbrzymią wartością.  

Tak! Tym bardziej, jeśli jest się perfekcjonistą. Chyba każdy początkujący projektant tak ma, że nawet jeśli ekipa jest dobra to każdy szczegół przeżywa po nocach i martwi się na zapas. Ja jestem bardzo drobiazgowa, ale dziś już wiem, że na dłuższą metę tak się nie da; w którymś momencie trzeba odpuścić. Jak jest zrobione na 95% to znaczy że jest zrobione dobrze i jestem zadowolona.

Jak coś jest zrobione na 95% to znaczy, że jest zrobione dobrze

Gdybyś mogła cofnąć się w czasie i przekazać sobie kilka wskazówek, co byś powiedziała Magdzie na początku drogi zawodowej?

Pierwsza zasada: to nie jest twój dom. Kiedy robiłam pierwsze projekty, traktowałam je jak własne, nawet używałam sformułowań wskazujących na to, że na akcie własności widnieje moje nazwisko… W takiej sytuacji ciężko jest wrócić do domu i spokojnie zasnąć. Angażuj się na tyle, żeby zrobić dobry projekt, ale pamiętaj o tym, że wykonujesz usługę.

Dbaj o siebie i swoje granice. Nie rób nic za darmo, nawet jeśli bardzo cię kusi! Wiem, że na początku oddajesz pracy całe swoje serce: robisz poprawki na wczoraj, zarywasz noce i pracujesz na urlopie, ale w większości przypadków jedyne na co możesz liczyć w zamian, to miesiąc czekania na odpowiedź i nerwica.

Szanuj swoją pracę i odpowiednio ją komunikuj, żeby klient wiedział, za co płaci. Projektowanie to praca, a nie misja i należy ci się odpowiednie wynagrodzenie.

Usprawniaj procesy i licz czas. Podchodź do projektowania biznesowo, tak jak projektanci pracujący online, o których rozmawialiśmy wcześniej. Pracownia to mała fabryka, w której wszystko powinno płynnie działać.

Znajdź czas na marketing. Rozpoczynając pracę miałam dokładnie rozplanowane, co muszę zrobić żeby ruszyć. Marketing, strona, social media… Kiedy pojawiły się pierwsze zlecenia tak wsiąkłam, że zaniedbałam te sfery. Niezależnie od ilości pracy, zawsze dbaj o dopływ nowych klientów, obecność na rynku i budowanie marki.

I ostatnie, najważniejsze: nie bierz nadzoru nad ekipą, której nie znasz. NIGDY!

Pracownia to mała fabryka, w której wszystko powinno płynnie działać

Jeśli nie projektowanie, to co?

Kiedy przeszłam z banku do projektowania, nie wyobrażałam sobie niczego innego. Oczywiście do czasu kiedy pojawił się KIS, bo wtedy przepadłam naprawdę. Praca nad aplikacją niesamowicie mnie cieszy i totalnie się tu spełniam; jestem po trochu twórcą, przedsiębiorcą…i każdym, kogo akurat potrzebujemy.

Jak to jest stworzyć narzędzie, które codziennie pomaga w pracy tysiącom ludzi? Jest duma?

Nigdy nie mieliśmy z Robertem momentu, żeby klapnąć na tyłku i pomyśleć: “no, to żeśmy genialną aplikację zrobili, teraz już tylko odcinamy kupony”
Codziennie nad nią pracujemy, codziennie myślimy o tym, co możemy ulepszyć i niezmiennie mamy z tego olbrzymią frajdę.

Ale pewnie, że są takie momenty, gdy widzimy jak to wszystko działa i serduszko rośnie. Niedawno dostaliśmy nagrodę MUST Have w Łodzi. To było ukoronowanie naszej dotychczasowej pracy i jeszcze większa motywacja do dalszego rozwoju. Także duma jest, ale nie ma mowy, żeby osiąść na laurach.

Na koniec pytanie z gatunku praktycznych: czy jest coś, bez czego nie obędziesz się w pracy?

• Bez miarki

• Bez męża! (krzyczy Robert z drugiego pokoju)

• I bez KIS List.

Na tym zakończymy.