Ankieta dla klienta projektanta wnętrz: jakie pytania zadać przed projektem

Ankietę wyślij klientowi po podpisaniu umowy i wpłacie zaliczki, zanim zaczniesz projektować. Ma zebrać zakres, budżet, termin, sposób życia domowników, preferencje estetyczne i ograniczenia techniczne. Pytaj konkretnie, z gotowymi odpowiedziami do wyboru, dziel ankietę na sekcje i pozwól klientowi pomijać te, które go nie dotyczą. Poniżej znajdziesz listę pytań, której używam w swojej pracowni, i sposób, żeby klient przeszedł przez nią bez Twojej pomocy.

Po co ankieta przed projektem wnętrza

Bez dokładnego wywiadu pojawiają się poprawki. Kiedyś nie zapytałam klientów, czy chcą mieć klimatyzację. Zrobiłam wizualizację, a klientka dzwoni: „Pani Magdo, ale w salonie chcemy jeszcze klimatyzację”. Musiałam zmieniać projekt i robić wizualizację od nowa.

Dlatego ankieta musi być obszerna. Nigdy nie wiemy, co akurat tego klienta dotyczy. Próbowałam różnych sposobów:

• ankieta w dokumencie - dostawałam zdawkowe odpowiedzi, bo klienci sami nie wiedzieli, co wybrać. Czasem mówili wprost: „Pani Magdo, coś tam zaznaczyliśmy, ale nie byliśmy pewni”;
• wywiad na spotkaniu - żeby wypytać klienta o wszystko, projektantka potrzebuje trzech godzin, a słyszałam o projektantkach, którym zajmuje to nawet sześć. To bardzo męczące. Widziałam, że klienci byli tak zmęczeni, że pod koniec odpowiadali byle co, żebyśmy tylko skończyli;
• wybieranie pytań na skróty - zaczęłam sama pomijać pytania, uznając, że „to pewnie ich nie dotyczy”. To też był błąd, bo nigdy nie wiadomo, co klienta naprawdę nie dotyczy.

Dlaczego wywiad trwa tak długo? Bo klient nie zna rozwiązań i często nie wie dokładnie, czego chce. Jeśli zapytasz, czy woli baterię podtynkową czy natynkową, najpierw musisz wytłumaczyć, czym jedna różni się od drugiej, i odpowiedzieć na jego pytania. Dopiero wtedy klient może podjąć decyzję.

Dobra ankieta zbiera wszystko na starcie projektu. A gdy w połowie pojawia się „ale ja chciałam inaczej”, wracacie razem do tego, co klient napisał.

Kiedy wysłać ankietę klientowi

Po podpisaniu umowy i wpłacie zaliczki. Najpierw wyceniasz projekt i wysyłasz ofertę, klient się zgadza, i dopiero wtedy dostaje ankietę. Wcześniej nie ma to sensu: klient nie wypełni długiej ankiety, jeśli nie wie jeszcze, czy chce pracować z tą projektantką. Pomyśli, że robi pracę na zapas.

Daj klientowi kilka dni. Może spokojnie się zastanowić, porozmawiać z domownikami i dołączyć rzut czy zdjęcia.

Jakie pytania zadać klientowi: gotowa lista

To wybór pytań z mojego szablonu ankiety. Pełny szablon ma około 160 pytań, część z nich ze zdjęciami i rysunkami. Większość pytań ma gotowe odpowiedzi do wyboru, a przy każdym jest miejsce na „Inne” i „Nie wiem, czekam na propozycje”.

Podstawy i formalności

• Kto jest główną osobą decyzyjną? To pozwoli uniknąć sytuacji, gdy projekt akceptuje mąż, a żona potem wszystko zmienia - lub odwrotnie.
• Jaki jest cel projektowania: mieszkanie na własny użytek, na wynajem długo- albo krótkoterminowy, na sprzedaż, lokal komercyjny?
• Jaki jest metraż nieruchomości?
• Jaki jest stan lokalu: klucze w ręku, odbiór od dewelopera, rynek wtórny, budowa?
• Kiedy chcecie zacząć prace projektowe i kiedy się wprowadzić?
• Czy lokal jest dostępny do inwentaryzacji?
• Jakie materiały masz: rzut od dewelopera w PDF, rzut w wersji edytowalnej, zdjęcia obecnego stanu?
• Jaka jest ekspozycja okien w salonie, sypialni i kuchni?

Budżet

• Jaki jest szacunkowy, całkowity budżet na wykończenie lokalu?
• Co dokładnie ma zawierać ten budżet: prace remontowe, materiały wykończeniowe, meble na wymiar, meble wolnostojące, oświetlenie, AGD i RTV, dekoracje, honorarium projektowe?
• Które elementy muszą zmieścić się w budżecie teraz, a które mogą poczekać?
• Jeśli trzeba wybierać: wolisz zainwestować w „bazę” (lepsza podłoga, płytki, armatura) czy w „efekt” (designerska sofa, lampy, stół)?

Domownicy i styl życia

• Ile osób będzie mieszkało w lokalu: dorośli, dzieci, ich wiek?
• Czy z mieszkania będą korzystać osoby o szczególnych potrzebach, np. starsze albo o ograniczonej mobilności?
• Jak najczęściej spędzacie czas w domu: gotowanie, telewizor, praca z domu, wspólne posiłki?
• Czy w domu są alergicy? Czy trzeba wykluczyć jakieś materiały?
• Czy są lub będą zwierzęta? Czego potrzebują: legowisko, drapak, kuweta, miski?
• Jak często nocujecie gości i jak wygodne ma być dla nich miejsce do spania?
• Czy macie książki, instrumenty, kolekcje albo sprzęt sportowy, które wymagają miejsca?

Estetyka

• Wybierz trzy wartości, które są dla Ciebie absolutnym priorytetem: funkcjonalność, estetyka, przechowywanie, łatwość sprzątania, optymalizacja budżetu, przytulność, efekt „wow”.
• Który styl jest dla Ciebie głównym punktem odniesienia: minimalizm, japandi, modern classic, industrial, skandynawski, boho, wabi-sabi, glamour, inny?
• Jaka kolorystyka ma dominować: jasno i neutralnie, ciepło i ziemiście, chłodno i nowocześnie, głęboko i nastrojowo?
• Jakich kolorów bezwzględnie unikać?
• Czy są przedmioty, które chcesz wyeksponować, np. obrazy, pamiątki, kolekcja?
• Prześlij inspiracje wnętrz, które Ci się podobają.

Materiały

• Z jakiego materiału chcesz mieć podłogi: drewno, jodełka, panele laminowane, panele winylowe, gres, mikrocement?
• Jakie wykończenie ścian Ci się podoba: gładka farba, tapeta, sztukateria, lamele, beton, spiek?
• Jaki kolor metalowych detali: chrom, stal szczotkowana, czarny mat, złoto?
• Jakie fronty mebli: frezowane, lakierowane matowe lub w połysku, fornirowane, laminowane?
• Jakie drzwi wewnętrzne: gładkie, frezowane, z przeszkleniem, loftowe? Ze zwykłą czy ukrytą ościeżnicą?

Pomieszczenia

Tu ankieta rozbija się na sekcje: kuchnia, salon, sypialnia, łazienka, pokój dziecięcy, przedpokój, gabinet. Przykładowe pytania z kuchni:

• Jaką rolę pełni kuchnia w Twoim domu: „laboratorium” do gotowania, centrum życia towarzyskiego czy głównie miejsce reprezentacyjne?
• Czy obecny układ kuchni, np. ściany i przyłącza, może ulec zmianie?
• Jaki układ kuchni preferujesz: otwarta, zamknięta, z wyspą, z półwyspem, z barkiem?
• Czy w kuchni ma być miejsce do jedzenia i dla ilu osób?
• Szuflady czy szafki z drzwiczkami?
• Jakie drobne AGD będzie stało na blacie na co dzień?
• Z jakiego materiału ma być blat i ściana nad blatem?
• Jaki system segregacji odpadów zaprojektować w szafce zlewowej?

Ograniczenia techniczne i przechowywanie

• Czy w lokalu jest lub ma być klimatyzacja?
• Jaki system ogrzewania jest w lokalu: podłogowe, grzejniki, grzejnik drabinkowy w łazience?
• Jakie systemy są lub będą zainstalowane: inteligentny dom, alarm, rekuperacja, odkurzacz centralny?
• Czy potrzebujesz więcej gniazdek elektrycznych lub internetowych niż standardowo?
• Czy masz komórkę lokatorską, piwnicę albo garaż?
• Gdzie mają stać pralka, suszarka i deska do prasowania?
• Czy masz rzeczy, które chcesz przenieść z obecnego mieszkania? Jeśli tak, prześlij zdjęcia i wymiary.

Na końcu warto zostawić jedno otwarte pytanie: „Czy chcesz przekazać jakieś inne informacje dotyczące projektu?”. Klienci często piszą tam rzeczy, o które nikt by nie zapytał.

Jak pytać, żeby klient odpowiedział konkretnie

Ogólne pytanie daje ogólną odpowiedź. Zamiast „Jaką chce Pani kuchnię?” zapytaj:

• „Czy preferuje Pani fronty kuchenne matowe, połyskowe, drewniane, lakierowane czy jeszcze inne?”
• „Czy kuchnia ma być przede wszystkim łatwa w utrzymaniu, reprezentacyjna, bardzo pojemna, czy maksymalnie budżetowa?”

Trzy rzeczy, które w mojej ankiecie robią największą różnicę:

1. Odpowiedzi do wyboru zamiast pustego pola. Klientowi łatwiej wybrać niż wymyślić. Zawsze dodaj „Inne” i „Nie wiem, czekam na propozycje”, żeby nie zmuszać do decyzji, której klient jeszcze nie podjął.
2. Zdjęcia przy odpowiedziach. Klient nie musi wiedzieć, czym różni się kuchnia z wyspą od kuchni z półwyspem. Widzi zdjęcia i wybiera.
3. Krótki opis i wskazówka ceny. Przy materiałach dopisuję jednym zdaniem, czym się charakteryzują, i orientacyjną cenę: $ korzystne cenowo, $$ średnia półka, $$$ wyższa inwestycja. Klient od razu widzi, że jodełka z drewna to inny budżet niż panele.

Krótsza ankieta: pomijanie sekcji i osobne szablony

Długa ankieta nie musi być męcząca, jeśli klient odpowiada tylko na to, co go dotyczy. Na początku sekcji, która może nie dotyczyć projektu, dodaj pytanie wprowadzające, np.:

Czy w lokalu będą mieszkać dzieci? Tak / Nie (pomiń sekcję)

Jeśli klient wybierze „Nie”, cała sekcja o pokoju dziecięcym znika. Tak samo przy zwierzętach, alergikach, gabinecie czy dodatkowej łazience. O tym, co pominąć, decyduje klient swoją odpowiedzią, a nie projektantka na skróty.

Dla innego typu projektów warto mieć osobny, krótszy szablon. Mieszkanie na wynajem nie wymaga szczegółowego wywiadu o rytuałach domowych i preferencjach w sypialni. Tu wystarczą pytania o standard wykończenia, budżet, grupę docelową najemców, trwałość materiałów, łatwość sprzątania, liczbę miejsc do spania i priorytety inwestora. Skopiuj pełną ankietę, usuń to, co zbędne, i zapisz ją jako osobny szablon, np. „Ankieta - Wynajem”.

Dlaczego klienci nie kończą ankiet

Najczęstsze powody:

• ankieta jest długa i klient nie wie, ile mu jeszcze zostało;
• pytania są branżowe - fornir, spiek, ościeżnica ukryta - a klient nie chce się przyznać, że nie wie;
• trzeba pisać długie odpowiedzi na telefonie;
• nie da się przerwać i wrócić później.

Co pomaga: podział na sekcje i pasek postępu, odpowiedzi do wyboru, wyjaśnienie trudnych pojęć, wypełnianie na telefonie, dyktowanie odpowiedzi zamiast pisania i możliwość powrotu do ankiety w innym dniu. Najwięcej daje jednak zamiana formularza na rozmowę.

Ankieta, która rozmawia z klientem: KISjusz w KIS List

Ankieta musi być obszerna, a klient nie zna rozwiązań. Dlatego powstał KISjusz: asystent AI w KIS List, który przeprowadza ankietę z Twoim klientem i przy okazji go edukuje. Nie jest zwykłym formularzem: rozmawia z klientem, tłumaczy i na koniec przygotowuje dla Ciebie raport.

KISjusz zadaje tylko te pytania, które przygotowałaś. Działa według Twojego szablonu ankiety. Nie wymyśla własnych pytań i sam nie pomija sekcji, bo mógłby przez przypadek ominąć coś ważnego dla projektu. To Ty decydujesz, o co pyta.

Szablon na start. W KIS List czeka gotowy szablon mojej ankiety, około 160 pytań ze zdjęciami i rysunkami. Możesz go edytować i na jego bazie stworzyć własny. Jest też szablon dla home stagerów, przygotowany przez Klaudię Leszczyńską.

Klient wypełnia ankietę na telefonie, leżąc na kanapie. Dostaje link do ankiety z logo i adresem Twojej pracowni i otwiera go na telefonie albo komputerze. Nie musi nic pisać: może dyktować swoje odpowiedzi, tak jakby z Tobą rozmawiał. Może też dodać zdjęcia, rzut czy inspiracje. Widzi, ile sekcji ma za sobą, a po każdej sekcji KISjusz krótko podsumowuje jego odpowiedzi. Nie musi przechodzić ankiety za jednym razem - może wrócić do niej później.

Klient może dopytać. KISjusz pyta, z jakiego materiału mają być meble kuchenne. Klient nie wie, czym różni się fornir od laminatu, więc pyta: co będzie bardziej odporne, co lepiej sprawdzi się przy dzieciach albo zwierzętach. KISjusz wyjaśnia prostym językiem, a klient podejmuje świadomą decyzję. Bez telefonu do Ciebie.

Dostajesz zestawienie pytań i odpowiedzi, a na końcu raport KISjusza. W raporcie KISjusz wypisuje to, o co ankieta nie pytała, a co klient powiedział przy okazji. Przykład: KISjusz pyta o kolor zlewu, a klient odpowiada: „Słyszałem, że biały jest niepraktyczny, sąsiadka bardzo narzeka”. KISjusz zapisze w uwagach, że klient ma złe skojarzenia z białym zlewem, żebyś zwróciła na to uwagę. Albo klient wspomni, że kupi tańszą sofę, którą wymieni za trzy lata - w raporcie znajdziesz wniosek, że projekt ma pozwolić wymienić sofę bez zmiany całej aranżacji.

Spostrzeżenia są pogrupowane: potrzeby funkcjonalne i problemy, specjalne wymagania, plany na przyszłość, silne preferencje i awersje. To są rzeczy, które w zwykłym formularzu giną albo wychodzą dopiero przy koncepcji.

Jak przygotować klienta

Zanim wyślesz link, napisz klientowi kilka zdań. Na przykład:

„Ankietę przeprowadzi z Państwem asystent AI KISjusz. Jego zadaniem jest pomóc Państwu w wypełnieniu ankiety, dzięki której zbiorę informacje potrzebne do projektu. Ankietę można wypełnić na telefonie, w dowolnym momencie. Nie trzeba nic pisać - odpowiedzi można dyktować. Jeśli pojawią się jakiekolwiek pytania, proszę je zadawać - KISjusz wytłumaczy, czym różnią się materiały, rozwiązania czy pojęcia, żebyście mogli Państwo podjąć świadomą decyzję. Nie trzeba znać branżowych określeń.”

Klient wie wtedy, czego się spodziewać, i chętniej korzysta z rozmowy.

Word, Google Formularze czy asystent AI

	Dokument w Wordzie	Formularz online	Asystent AI (KISjusz)
Koszt	bez dodatkowych kosztów	zwykle bez kosztów	w KISjum, płatnym dodatku AI
Odpowiedzi do wyboru i zdjęcia	ręcznie, nieczytelnie na telefonie	tak	tak
Pomijanie sekcji	nie	zależnie od narzędzia	tak, pytaniem „pomiń sekcję”
Wyjaśnianie pojęć klientowi	nie	nie	tak, w rozmowie
Dyktowanie odpowiedzi	nie	nie	tak
Podsumowanie dla projektantki	składasz sama	tabela odpowiedzi	raport z dodatkowymi spostrzeżeniami

Proste narzędzia są darmowe i wystarczą, jeśli klient zna branżowe pojęcia i lubi formularze. Przy długiej ankiecie i kliencie, który pierwszy raz urządza mieszkanie, klient zostaje z nimi sam. Asystent AI prowadzi go przez pytania i wyłapuje to, czego formularz nie zapisze.

Najczęstsze pytania

Ile pytań powinna mieć ankieta dla klienta?

Tyle, ile potrzebujesz do projektu, ale klient powinien widzieć tylko te, które go dotyczą. Mój szablon ma około 160 pytań, a dzięki pomijaniu sekcji klient bez dzieci, zwierząt i gabinetu nie zobaczy dużej ich części. Do mieszkań na wynajem lepiej przygotować osobny, krótszy szablon.

Kiedy wysłać ankietę klientowi?

Po podpisaniu umowy i wpłacie zaliczki. Przed umową klient zwykle nie chce poświęcać czasu na długą ankietę, bo nie wie jeszcze, czy będzie z Tobą pracować.

Jakich danych nie zbierać w ankiecie?

Zgodnie z zasadą minimalizacji danych z RODO pytaj tylko o to, co potrzebne do projektu, np. o imię. Dane formalne, takie jak adres do faktury czy PESEL, zbieraj na odpowiednim etapie współpracy, poza ankietą. Ankieta służy do poznania potrzeb, stylu życia i preferencji klienta.

Czy dane w KISjuszu są bezpieczne?

KIS List korzysta wyłącznie z zamkniętych, korporacyjnych API AI. Dane klientów nie są wykorzystywane do trenowania publicznych modeli AI, a wszystkie dane w systemie są szyfrowane.

Ile kosztuje KISjusz?

KISjusz działa w KISjum, dodatku AI, który możesz dodać do każdego planu KIS List: START, PRO albo EXPERT. KISjum kosztuje 89 zł netto miesięcznie za cały zespół i zawiera budżet AI dla KISjusza i KISayi, asystentki do upiększania wizualizacji. KIS List możesz przetestować 14 dni za darmo, bez karty. Na start dostajesz mikrobudżet AI na testy KISjusza i KISayi. Może się skończyć przed końcem okresu próbnego.

Prowadzisz klienta przez proces, nie przez setki wiadomości

Dobra ankieta to pierwszy krok, żeby to Ty prowadziła projekt, a nie odpowiadała na pytania w nieskończoność. Wyślij klientowi konkretne pytania, pozwól mu pominąć to, co go nie dotyczy, i daj mu kogoś, kto wyjaśni trudne pojęcia. Niech wypełni ankietę na telefonie, w wolnej chwili, dyktując odpowiedzi. Przetestuj KIS List 14 dni za darmo, bez karty: gotowy szablon ankiety czeka, a KISjusza sprawdzisz w ramach mikrobudżetu AI na start.